Om Statens Arkivers krav om betaling for udlevering af oplysninger

Om Statens Arkivers krav om betaling for udlevering af oplysninger

I den senere tid er omtalt nogle sager, hvor slægtsforskere er blevet præsenteret for at krav om betaling for at få udleveret oplysninger fra Landsarkivet. Det har i begge sager drejede sig om sager, hvor der skal foreligge en dispensation for at få oplysningerne udleveret.

Da kravet normalt omfatter en betaling på minimum 502,50 kr. inkl. moms + evt. ekspeditionsgebyr på 20 kr. og betaling for evt. kopier, så er der god grund til at vurdere om der er hjemmel til et sådant krav, og hvornår det kan stilles.

Princippet om, at opkr√¶vninger af skatter og afgifter skal have et sikkert grundlag fremg√•r af Grundlovens ¬ß 43: ?¬ĽIngen skat kan p√•l√¶gges, forandres eller oph√¶ves uden ved lov...¬ę

Eftersom skatter og afgifter er at anse for et v√¶sentligt indgreb i en persons indkomst, skal der v√¶re ¬Ľsikker¬ę lovhjemmel. I modsat fald er der tale om en overtr√¶delse af Grundlovens ¬ß 43.

N√•r Grundlovens ¬ß 43 taler om ¬Ľskat¬ę, b√łr dette ordvalg forst√•s i videst muligt omfang, s√•ledes at ogs√• de typiske afgifter bliver omfattet af begrebet. I denne sammenh√¶ng b√łr der dog skelnes mellem hvad der kan kaldes betaling og sanktioner. ?
I forhold til sanktioner beh√łver en kommune eller statslig myndighed normalt ikke at skulle bevise en sammenh√¶ng mellem den id√łmte afgift (normalt omtalt som b√łde) og den udgift, som kommunen/staten rent faktisk har med at udstede afgiften, kontrollere indbetalingen mv.

Omvendt forholder det sig med ydelser, som man som borger kan anses for forpligtet til at k√łbe af en offentlig myndighed. I s√•danne situationer skal der v√¶re en klar forbindelse mellem de offentlige udgifter og de forventede indt√¶gter. Grundtanken er den naturlige, at man fra det offentliges side ikke kan opkr√¶ve urimelige udgifter, n√•r aftagerne reelt ikke har noget valg. ?? En af de v√¶sentligste domme indenfor omr√•det g√•r tilbage til 1993, og omtales normalt som den s√•kaldte Gebyr-sag. Sagen omhandlede st√łrrelsen p√• bl.a. k√łrekort, som var udstedt af Justitsministeriet, og hvor en r√¶kke borgere mente, at prisen kunne anses for opskruet. H√łjesteret tog ikke direkte stilling til om en overpris p√• ca. 400 kr. var over det tilladte, men statuerede en betragtning om, at n√•r kompetencen var uddelegeret fra Folketinget til Justitsministeriet, kunne dette ogs√• indenfor rimelighedens gr√¶nser fasts√¶tte prisen p√• de forskellige ydelser. H√łjesteret statuerede dog samtidig, at overf√łrsel af kompetencen fra f.eks. Folketinget til en offentlig myndighed ikke kunne anvendes til at indf√łre skatter ad bagvejen. Der skulle ogs√• p√• en vis m√•de v√¶re sammenh√¶ng mellem de opkr√¶vede gebyrer (afgifter) og de faktuelle udgifter, som myndigheden havde haft og i fremtiden m√•tte forventes at f√•.

Statens arkivers hjemmel

Statens Arkivers hjemmel til at opkr√¶ve betaling knytter sig til arkivernes mulighed for udf√łre indt√¶gtsd√¶kket virksomhed, jf. reglerne i Finansministeriets budgetvejledning 2001 pkt. 2.6.5.
Den indt√¶gtsd√¶kkede virksomheder omfatter f√łlgende hovedaktiviteter:
1. Ordning, pakning og registrering af arkivalier fra myndighederne.
2. Restaurering og konservering.
3. Dokumentation/historiske unders√łgelser samt konsulentbistand og kursusvirksomhed.
4. Fotoarbejder, scanning af arkivalier, fremstilling og salg af mikrokort og mikrofilm samt kataloger i forbindelse hermed.

Det fremg√•r af Rigsarkivarens instruks for behandling af ans√łgninger om adgang til ikke umiddelbart tilg√¶ngelige arkivalier i Statens Arkiver, at ¬Ľarkivunders√łgelser med henblik p√• fremskaffelse af supplerende oplysninger kan gennemf√łres som tjenstlig indt√¶gtsd√¶kket virksomhed, n√•r ans√łgeren selv kunne have foretaget de p√•g√¶ldende unders√łgelser.¬ę Bem√¶rk her, at det drejer sig om de situationer, hvor ans√łgeren selv kunne have foretaget unders√łgelsen. Alts√• en service som Statens Arkiver i disse tilf√¶lde kan tilbyde men ikke stille som et krav.

Det fremg√•r ogs√• af Rigsarkivarens instruks, at hvis der indgives ufuldst√¶ndige ans√łgninger, skal arkivernes publikumsbetjening anmode om supplerende oplysninger og inden for rammerne for s√¶dvanlig vejledning bist√• med tilvejebringelse af supplerende oplysning ved at henvise ans√łgeren til selv at fremskaffe de n√łdvendige oplysninger ved opslag i tilg√¶ngelige s√łgemidler.

Rummer ikke umiddelbart tilg√¶ngelige s√łgemidler s√¶rlig f√łlsomme oplysninger vedr√łrende enkeltpersoner, skal publikumsbetjeningen tjenstligt (dvs. uden krav om betaling) medvirke til fremskaffelse af de n√łdvendige oplysninger.

Ans√łgeren skal efter Arkivlovens ¬ß 36 have svar inden 15 dage. Denne frist skal iflg. Rigsarkivarens instruks ubetinget overholdes. Hvis arkivet ikke kan overholde denne frist, skal arkivet underrette ans√łgeren om grunden hertil.

I forlængelse af Rigsarkivarens instruks har så de enkelte arkiver udarbejdet interne retningslinjer for indtægtsdækket virksomheder.

Af ¬ĽRetningslinjerne for indt√¶gtsd√¶kket virksomhed p√• Landsarkivet for N√łrrejylland¬ę fremg√•r bl.a.

1. Bestilling af fotokopier, anmodning om enkeltoplysninger, som er forsynet med entydig arkivsignatur, l√łbenummer og sidetal, og foresp√łrgsler, som kan besvares alene med henvisning til registraturer eller trykt litteratur, ekspederes tjenstlig uden beregning ud over de g√¶ldende takster for fotokopier.

2. √ėvrige henvendelser om konkrete oplysninger og bestillinger af fotokopier udf√łres som indt√¶gtsd√¶kket virksomhed.

Af samme vejledning fremg√•r dog f√łlgende pr√¶cisering:
‚ÄĘ at der ikke betales for gennemgang af materialet, som finder sted i forbindelse med sagsbehandlingen,
‚ÄĘ at landsarkivet i en r√¶kke tilf√¶lde foretager identificeringsarbejdet uden beregning, for s√• vidt det kan g√łres inden for ¬Ĺ time (ekskl. k√łrsel til fjernmagasin),
‚ÄĘ at landsarkivet i de tilf√¶lde, hvor en sag ikke kan identificeres ved hj√¶lp af s√łgemidler i vedkommende arkiv, og hvor landsarkivet finder det bet√¶nkeligt at give adgang til hele pakken, kan landsarkivet foretage den begr√¶nsede s√łgning uden betaling, hvis unders√łgelsen vil kunne afsluttes inden for ¬Ĺ time,
‚ÄĘ at en ans√łger har bop√¶l langt fra arkivet eller vanskeligt ved at bes√łge l√¶sesalen i √•bningstiden falder ikke ind under denne kategori, men kan iflg. landsarkivet spille en rolle med den almindelige servicering af ans√łger.

Af landsarkivets interne retningslinjer fremg√•r, at ¬ĽAt hvis en person, efter at have f√•et adgang til en sag i en af kategorierne, efterf√łlgende s√łger adgang til en sag inden for en anden af kategorierne, skal der betales for s√• vidt den samlede tid til unders√łgelserne sk√łnnes at n√• op over 1/2 time.¬ę Betydningen af og konsekvenserne af denne formulering er meget uklar, og n√•r man efterf√łlgende skriver, at der efter RA's (Rigsarkivarens) anvisning kun kan kr√¶ves betaling, hvis ans√łger ikke selv har har haft mulighed for at udf√łre unders√łgelsen, s√• er der meget som tyder p√•, at man har fejll√¶st Rigsarkivaren instruks, afsnit III, pkt. 7, hvor der st√•r ¬ĽArkivunders√łgelser med henblik p√• fremskaffelse af supplerende oplysninger kan gennemf√łres som tjenstlig indt√¶gtsd√¶kket virksomhed, n√•r ans√łgeren selv kunne have foretaget de p√•g√¶ldende unders√łgelser¬ę.