Danske Kancellis protokoller

Kancelliets protokoller
Grundstammen i kancellisystemet er fire protokolrækker og en række af journalsager.

Journalen
Journalen registrerer alle bevægelser i en sag og giver derfor et overblik over dens forløb - men meget lidt om dens indhold.

I journalen bogførtes alle de breve der kom ind og gik ud. Hvert sagsforløb fik et nummer, og under det nummer bogførte man alt hvad der skete i sagen. Men bogføringen består kun af korte resuméer og henvisninger.

Registranten
Registranten er kopibøger der tilsammen rummer kopi af alle de breve der udgik fra myndigheden. Registranten rummer afskrifter af de breve ministeriet skrev i kongens navn (kongelige ekspeditioner), dvs. love, bekendtgørelser, udnævnelser, bevillinger etc.

Registranten er forsynet med navne- og/eller emneregistre og er derfor et godt sted at lede, hvis man skal finde en sag, som er behandlet af Danske Kancelli.

Brevbog (kopibogen)
Brevbogen (kopibogen) rummer afskrifter af alle de breve ministeriet skrev i sit eget navn, dvs. de mere rutinemæssige skrivelser (til forskel fra de kongelige ekspeditioner, dvs. love, bekendtgørelser, udnævnelser, bevillinger etc., der blev indført i registranten).

Hvis man kender datoen på et brev afsendt fra myndigheden kan man slå op i brevbogen der indeholder alle de udgående breve i kronologisk rækkefølge dog undtaget de breve som er afsendt i kongens navn, de findes i registranten.

Brevbogen har som regel et alfabetisk register over alle brevmodtagere.

Registret kan enten være indbundet sammen med brevbogen eller i et bind for sig.

Forestillingerne
Forestillingerne er de udførlige indstillinger i de sager der blev forelagt kongen.

Indstillingerne (forestillingerne) til kongen blev kun skrevet i den højre spalte. I venstre spalte stod kun en kort indholdsangivelse; resten af pladsen var fri til kongens bemærkninger - i praksis altid en godkendelse.

Journalsagerne
Journalsagerne er de dokumenter i de enkelte sager som ministeriet selv beholdt.

Journalsager kan være af meget varierende omfang. De opbevares i bundter - typisk de ældre ting eller æsker - yngre eller ompakkede arkivalier

Journalsager har typisk to hovedbestanddele:
1) De breve ministeriet har modtaget vedrørende sagen.
2) Kladderne (koncepter) til de breve ministeriet selv har sendt vedrørende sagen. Derudover kan sagen indeholde diverse materiale som embedsmændene har inddraget i deres arbejde med sagen. Den samlede sag opbevares i et papiromslag - et såkaldt læg.

Link til Rigsarkivets hjemmeside, hvor man se eksempler på siderne i de forskellige protokoller samt eksempel på indholdet i en journalsag