Ordbog vedr. brug af Daisy udarbejdet af Statens Arkiver

Ordbog (Daisy) udarbejdet af Statens Arkiver

Adgangstilladelse
En skriftlig tilladelse til at anvende arkivalier, der ikke umiddelbart er tilg√¶ngelige. Arkivalier, der er yngre end 20 √•r, og arkivalier, der indeholder personf√łlsomme oplysninger, der er yngre end 75 √•r, kr√¶ver som hovedregel en s√¶rlig adgangstilladelse. For sager der omhandler statens sikkerhed g√¶lder der s√¶rlige regler. Har du ans√łgt og f√•et en adgangstilladelse, skal du anf√łre journalnumre p√• adgangstilladelsen ved bestilling i Daisy.

Arkivalietype
Angiver hvilken type elektronisk arkivsystem, der er tale om.

Arkiveringsversion
Et elektronisk arkivsystem kan v√¶re afleveret til Statens Arkiver i flere versioner, hvor hver version indeholder forskellige data. F.eks. kan den f√łrste arkiveringsversion af et elektronisk arkivsystem indeholde data fra perioden 1995-1999, mens den anden version kan indeholde data fra perioden 1995-2004.

Arkivinstitution
Statens Arkiver best√•r af syv enheder: Rigsarkivet (K√łbenhavn), Landarkivet for Sj√¶lland (K√łbenhavn), Landarkivet for Fyn (Odense), Landsarkivet for N√łrrejylland (Viborg), Landsarkivet for S√łnderjylland (Aabenraa), Dansk Data Arkiv (Odense) og Erhvervsarkivet (√Örhus).

Arkivskaber
Den myndighed, virksomhed, forening eller person, som har skabt et arkiv.

Arkivskabere internt underordnede
Organisatorisk enhed, som er en del af og underlagt en overordnet myndighed. Det kan fx være et kontor i et ministerium.

Arkivskabere nedsat af
Midlertidig nedsatte ad hoc udvalg, unders√łgelseskommissioner m.v, som ikke er un derlagt en overordnet myndigheds instruksbef√łjelser.

Arkivserie
En logisk sammenhængende gruppe af arkivalier (fysiske enheder). En arkivserie kan både være meget lille, fx et register bagerst i en regnskabsprotokol, eller meget stor, fx 30 m journalsager.

Arkivnummer
Et nummer alle arkivskabere er blevet tildelt af Statens Arkiver. Det kaldes også proveniensnummer.

Dateringer - arkivserier
Ved arkivserier kan der v√¶re anf√łrt mere end en datering. Der kan f.eks. v√¶re en datering af hvorn√•r arkivserien er dannet, dvs. hvorn√•r sagerne er oprettet, og/eller en anden datering, der angiver at arkivserien indeholder oplysninger om h√¶ndelser der er √¶ldre end selve arkivserien.

Eksemplar
Der kan være flere eksemplarer af en arkivserie, f.eks. det originale papireksemplar og et kopieksemplar på mikrofilm.

Elektronisk arkivsystem
Det er et arkivalie, hvor data er skabt og lagret i en database, f.eks. en elektronisk journal eller et elektronisk register (CPR-registret mv.)

ESDH-system
Forkortelse af Elektronisk Sags- og Dokument Håndteringssystem. Et IT-system (database), hvor både journaloplysninger og journalsager er skabt og lagret i en database.

Fjernlån
Bestilling af arkivalier til en anden læsesal end den ansvarlige arkivinstitution i Statens Arkivers læsesal.

Fysisk enhed
En arkivpakke, kartoteksæske, protokol mv, der indgår i en arkivserie.

Navne
Navne på arkivskabere eller arkivserier kan have forskellig status:
Officielt: Det navn der fremg√•r af f.eks. fremg√•r af Hof & Statskalenderen, Kommunalh√•ndbogen, en persons f√łdselsattest mv. Eks. Danske Statsbaner.
Kaldenavn: Ikke-officielt navn, som bruges i daglig tale. F.eks. Statsbanerne.
Forkortelse: Forkortelse af officielt navn eller kaldenavn. F.eks. DSB.

Proveniensnummer
Et nummer alle arkivskabere er blevet tildelt af Statens Arkiver. Det kaldes også arkivnummer.

Reference
Henvisning til registrering i ældre registraturer og guider.